Quali sono i documenti del condominio?

Un condominio non è fatto solo di litigi e riunioni. Ci sono una marea di carte da gestire: dalle fatture ai bilanci, dalle ricevute di pagamento dei contributi mensili ai contratti con le ditte dei lavori, dall’anagrafe condominiale ai registri con i verbali delle delibere assembleari, dalla contabilità ai registri di nomina e revoca degli amministratori. 

La documentazione del condominio non si esaurisce però qui. L’amministratore deve anche conservare qualsiasi altro documento per attestare il corretto funzionamento e la sana gestione del complesso condominiale. È il caso ad esempio degli estratti conto bancari (si ricorda infatti che il conto corrente condominiale è ormai obbligatorio per legge), il rendiconto preventivo e consuntivo, i documenti giustificativi delle spese (come fatture e ricevute), le polizze assicurative del fabbricato, i contratti di mutuo o finanziamento e tutto ciò che si riferisce alla gestione e allo stato tecnico-amministrativo del palazzo.

La conservazione e la custodia di tali documenti spetta all’amministratore per 10 anni dalla data della relativa registrazione. Nel momento in cui decade o viene revocato, l’amministratore deve consegnare tutte queste carte al suo successore o al delegato dall’assemblea.

Il diritto di accesso alla documentazione del condominio

Ogni condomino ha diritto di prendere visione di tutti i documenti della gestione condominiale e di sapere dall’amministratore, con comunicazione fornita anche verbalmente, chi sono i condomini che pagano regolarmente i contributi e quelli invece morosi. Si tratta di informazioni che non possono essere coperte da privacy atteso che il creditore – e quindi il diretto interessato – è il singolo condòmino e non il condomìnio in sé (che non esiste come soggetto autonomo staccato dai proprietari).

La legge ( approfondisci ) ha previsto un generale diritto di accesso alle carte custodite dall’amministratore senza che questi le possa oscurare, diritto che ovviamente spetta solo ai condomini e ai titolari di altri diritti sugli appartamenti (ad esempio affittuario, usufruttuario, comodatario, ecc.) e non ai terzi. Tanto per fare un esempio, una persona che sta trattando per l’acquisto di un appartamento non può pretendere dall’amministratore di fargli controllare il bilancio condominiale o il versamento dei contributi da parte del venditore; è tutt’al più quest’ultimo a potersi far rilasciare le fotocopie o un’attestazione di regolarità con i pagamenti.

Il diritto in capo ai condomini può riguardare sia la visione dei documenti che l’estrazione di copie e fotocopie a proprie spese o previo rimborso all’amministratore.

In particolare, ciascun condomino ha la possibilità di:

• prendere visione ed estrarre copia della rendicontazione periodica del conto intestato al condominio;
• prendere visione dei documenti giustificativi delle spese;
• prendere visione o estrarre copia dei registri condominiali, dei verbali assembleari e della rendicontazione periodica;
• gli stessi diritti spettano al nuovo amministratore e in generale all’assemblea, cui l’amministratore cessato dall’incarico è tenuto a restituire i registri e i documenti in proprio possesso.

Non si paga per la visione dei documenti condominiali

La presa visione dei documenti condominiali è completamente gratuita. Chi si accontenta di consultare le carte quindi non deve pagare nulla, neanche se l’amministratore, per ottemperare alla richiesta, deve perdere del tempo.

Per quanto riguarda invece l’estrazione delle copie, i costi vivi ricadono sul richiedente. Questo significa che le fotocopie sono a sue spese. Spese che può sostenere lui direttamente, recandosi presso una copisteria, oppure versandoli all’amministratore che abbia provveduto in prima persona. Se l’amministratore dispone di macchine fotocopiatrici presso il proprio studio può imputare i costi vivi sostenuti al condomino ma non può anche addossargli un onorario per l’impegno speso a tal fine (prestazione professionale, costi di segreteria, ecc.). Salvo che l’eventuale compenso aggiuntivo per il rilascio delle predette copie non sia stato espressamente indicato nel compenso dovuto all’atto di accettazione o rinnovo della nomina e, quindi, chiaramente approvato dall’assemblea dei condòmini.

A riguardo la Cassazione ha detto che «l’esercizio della facoltà del singolo condomino di ottenere dall’amministratore del condominio l’esibizione dei documenti contabili non deve risolversi in un onere economico per il condominio, sicché i costi relativi alle operazioni compiute devono gravare esclusivamente sui condomini richiedenti a vantaggio della gestione condominiale [ Cass. Sez. 2, 29/11/2001, n. 15159], e non invece costituire ragione di ulteriore compenso in favore dell’amministratore, trattandosi comunque di attività connessa ed indispensabile allo svolgimento dei suoi compiti istituzionali, e perciò da ritenersi compresa nel corrispettivo stabilito al momento del conferimento dell’incarico per tutta l’attività amministrativa di durata annuale [Cass. Sez. 2, 28/04/2010, n. 10204; Cass. Sez. 2, 12/03/2003, n. 3596; Cass. n. 4686/2018.].

richiesta di documentazione condominiale

La richiesta può essere inoltrata in qualsiasi momento e con qualsiasi strumento, anche a voce, per email, sms o – preferibilmente – con posta elettronica certificata (in tal modo si hanno le prove dell’istanza nell’ipotesi in cui l’amministratore non dovesse riscontrarla). La risposta dell’amministratore deve essere tempestiva, ma la legge non dice entro quanto tempo debba intervenire.

L’amministratore non può subordinare la visione dei documenti al previo pagamento delle spese condominiali. Pertanto anche i morosi hanno diritto a vedere le carte del condominio.

Non esistono formule sacramentali per inoltrare la richiesta. Non bisogna neanche indicare le motivazioni per cui si intende prendere visione delle carte. L’importante è specificare quali registri si intende visionare e i giorni in cui si è disponibili a recarsi presso lo studio dell’amministratore. Quest’ultimo, come detto, si può far carico – previo rimborso spese – di provvedere egli stesso a consegnare le fotocopie al richiedente.

Possiamo  fare  fotografie alla documentazione condominiale

Posta la sostanziale gratuità dell’attività di estrazione copia dei documenti condominiali, il condomino può portare con sé anche scanner portatili, smartphone, macchine fotografiche e quant’altro possa servire per evitare i costi delle fotocopie. L’amministratore quindi non può vietargli di “fotografare” i registri e i bilanci. Si tratta infatti di un diritto innegabile. Del resto i documenti condominiali sono di proprietà dell’intera compagine condominiale e non sono soggetti neppure ai limiti previsti dalla legge sulla privacy, atteso che ogni condomino ha diritto a conoscere tutte le informazioni e i dati raccolti che lo riguardano, le spese e gli inadempimenti degli altri condòmini, ad esclusione di quelle al di fuori dell’ambito condominiale per le quali vi è il divieto di diffusione.

Cosa fare se l’amministratore non consente l’accesso 

Come detto l’amministratore è obbligato a consentire ai condomini che ne facciano richiesta di prendere visione o estrarre copia delle carte condominiali. Se non lo fa, l’interessato può rivolgersi al tribunale e proporre un ricorso in via d’urgenza (il cosiddetto articolo 700 del codice di procedura civile) con cui chiede al giudice di ordinargli l’esibizione dei documenti. L’amministratore sarà anche condannato al rimborso delle spese processuali sostenute dal condomino.

Se l’amministratore, cessato l’incarico, “scappa” con i bilanci e tutte le carte può essere denunciato per appropriazione indebita (a tal fine però bisogna prima diffidarlo con una richiesta scritta inviata con raccomandata a.r. o una Pec).